Häufig gestellte Fragen zur Organisation des Barcamps

Liste der Fragen die uns bei den Organisationstreffen durch neu Hinzugekommene häufig gestellt werden. Wenn Du gerne mit helfen möchtest, findest Du hier Antworten auf erste aufkommende Fragen. Sollte etwas fehlen, stelle uns bitte Deine Frage:

Wer seid Ihr?

Das „Kernteam“ kannst Du unter dem Menüpunkt Orgateam einsehen. Hier haben wir uns kurz vorgestellt.  Wir haben die Initiative ergriffen das Barcamp Rhein-Neckar in Heidelberg 2018 zu organisieren.

Warum „Barcamp Rhein-Neckar“?

Vor einigen Jahren gab es bereits ein Barcamp Rhein-Neckar. Es fand in Mannheim statt. Die letzten beiden 2015 und 2016 in Heidelberg. Ein Barcamp ist ein offenes Veranstaltungsformat ähnlich einer Konferenz.

Im Unterschied zur Konferenz ist es möglich kostenlos daran teil zu nehmen. Außerdem gibt es kein vorgegebenes Programm. Die Veranstaltung lebt davon, dass die Teilnehmenden ihre Themen mitbringen und sich einbringen.

Die  Struktur ist flexibel, es kann von Jahr zu Jahr den Ort wechseln und das ehrenamtlich organisierende Team ist meist ein anderes als in den Vorjahren. Unser Einzugsbereich ist die Metropolregion rund um Mannheim, Ludwigshafen und Heidelberg,, daher passt „Rhein-Neckar“ sehr schön.

Was macht das Organisations-Team?

Es stellt den Rahmen des Barcamps. Dieser umfasst unter anderem:

  • Räumlichkeiten
  • Technik und Ausstattung
  • Catering und Getränke
  • Kinderbetreung
  •  Öffentlichkeitsarbeit
  • textliche und grafische Arbeiten
  •  Pflege der Website
  •  Administration der Projektmanagement-Tools
  •  Ticketsystems
  • Sponsoren- und Spendenabwicklung
  •  Buchhaltung
  •  Druck und Kauf der T-Shirts

Warum „Menschen – Ideen – Begegnen“?

Unser gewollt thematisch offener Claim soll den Netzwerkcharakter eines Barcamps herausheben. Wir wollen, dass Menschen zusammenkommen, sich verbinden  und über ihre Ideen und Engagement sprechen. Frei und ergebnisoffen. Außerdem ist es ein geiler Claim!

Was ist das Thema des Barcamps?

Es gibt keines.

Warum?

Weil.

Nein, ich meine: Warum?

Die Frage nach dem Thema kommt so beständig wie die Frage nach dem Ziel des Barcamps. Wir haben uns lange überlegt, ob wir eine Art Dachthema für das Barcamp wählen wollen oder sogar brauchen. Die gemeinsame Entscheidung fiel klar dagegen aus.

Wir wollen mit den ersten Barcamps in Heidelberg keine thematischen Einschränkungen vornehmen oder von vorne herein eventuelle Zielgruppen ausschließen.

Wir möchten, dass sich dieses Veranstaltungsformat etabliert und daraus Themenbarcamps entstehen. Und darum bleiben wir (für dieses Jahr) ohne Dachthema. Aber wer Thema, Motto und Ziel des Barcamps für sich bestimmen möchte, der nehme „Barcamp Rhein-Neckar, die Vernetzung der Teilnehmenden und eventuelle Folgebarcamps“ als mögliches Thema.

Wo trefft Ihr Euch?

Das wechselt, aber die Orgatreffen werden vorab über unsere Kanäle kommuniziert. Da wir alle berufstätig sind, liegen die Treffen meist am Abend, manchmal auch auf dem Wochenende.

Wir treffen uns alle zwei Wochen für ein kurzes „auf den Stand bringen“ via Skype oder Hangout und einmal im Monat zu einem echten Treffen in Person.

Wie organisiert Ihr das Barcamp?
Welche Struktur hat das Team?

Wir sind grundsätzlich ein basisdemokratischer Haufen. Alle haben verschiedene Kernkompetenzen und Bereiche, um die sie sich kümmern. Kleinere Entscheidungen werden von den Verantwortlichen getroffen und mitgetragen. Über größere Entscheidungen diskutieren wir gemeinsam und treffen Entscheidungen, die von allen getragen werden.

Für die schnelle interne Abstimmung nutzen wir hauptsächlich Slack.

Zur Strukturierung, Koordination und Zuordnung der Aufgaben, also alles was die Organisation betrifft verwenden wir Trello, ein kollaboratives Organisationstool. Dies sind beispielsweise Ansprache der Sponsoren und (Presse-)Kontakte, Website, Pressemappe, Internet auf dem Barcamp, T-Shirts, Ausstattung der Vortragsräume, Catering, Rahmenprogramm, Kekse,…

Langfristige Inhalte und Ergebnisse der Trello-Karten werden bei Bedarf für Folgebarcamps in einem Dokuwiki aufbewahrt.

Wenn Du bei uns mitarbeiten möchtest ist es ideal, wenn Du diesen Dingen gegenüber aufgeschlossen wärst. Natürlich gibt es für Dich eine Einführung, wir erklären es gerne :-).

Was ist eigentlich noch zu tun?

Jede Menge! Einige unserer Ideen reichen für zwei weitere Barcamps. VOR den vielen Kleinigkeiten gibt es aber auch noch die größeren Baustellen, wie zum Beispiel weitere Sponsoren zu gewinnen, Pressemitteilungen zu veröffentlichen, Anmeldeverfahren, Technik auf dem Barcamp,… Vieles ist in den Grundzügen beschlossen. Bei anderem kannst Du frei und kreativ alles anbringen, was Dir einfällt.

Und wenn ich noch mehr Fragen habe…?

… dann heißt das wohl, das wir Dich bereits infiziert haben. Großartig! Bitte schaue immer einmal wieder auf diese Seite oder twittere, maile, googleplusse und facebooke uns an. Wir freuen uns auf Dich!

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